Ersetzt LUMENAVIA unsere Veranstaltersoftware?
Das muss es nicht. Für den Einstieg läuft LUMENAVIA als zusätzliche Prozess- und Kontrollschicht neben Ihren Systemen und reduziert die manuelle Arbeit dazwischen. Einzelne Funktionen später selbst zu übernehmen, bleibt eine Option – keine Pflicht.
Wir haben bereits moderne Systeme. Warum brauchen wir LUMENAVIA?
Gerade dann ist die entscheidende Frage: Was passiert trotz dieser Systeme noch manuell? Viele Unternehmen sind bereits digital, haben aber weiterhin operative Übergaben zwischen E-Mail, Partnern, Dokumenten und verschiedenen Anwendungen. Genau dort setzt LUMENAVIA an.
Viele Programme bringen inzwischen eigene KI mit. Was ist der Unterschied?
Entscheidend ist nicht, ob ein System KI enthält, sondern ob es die Folgen einer Information für den gesamten Reisevorgang zusammenführt. LUMENAVIA setzt genau dort an: Kundenwünsche, Partnerantworten, Buchungsstand, Fristen, Dokumente und Finanzen werden gemeinsam betrachtet. Eine Chat-Funktion beantwortet Fragen, eine Schnittstelle überträgt Daten – für Ihr Team zählt zusätzlich, was jetzt zu tun ist. Welche Lücke bei Ihnen besteht, prüfen wir am konkreten Prozess.
Wie komplex dürfen die Fälle sein?
Viele Partner, Widersprüche, Fristen und Sammelrechnungen können viel Koordination verursachen. Ob sich der Abgleich lohnt, prüfen wir am konkreten Prozess und an den verfügbaren Daten. Unklare Zuordnungen oder fehlende Belege bleiben sichtbar; sie werden nicht als gesicherter Stand übernommen.
Müssen wir ein großes Projekt starten?
Nein. Der Einstieg kann ein einziger wiederkehrender Prozess sein.
Was kostet der Einstieg?
Der Reiseprozess-Check – 30 Minuten, in denen wir gemeinsam einen Ihrer Abläufe einordnen – ist kostenlos und unverbindlich. Was ein Pilot kostet, hängt vom Prozess und von Ihren Systemen ab. Den Aufwand erfahren Sie, bevor etwas umgesetzt wird.
Was wird für einen ersten Anwendungsfall benötigt?
Zunächst eine kurze Beschreibung Ihres Ablaufs. Für einen Pilot werden passende, zur Nutzung freigegebene Beispieldaten, klare Prüfziele und die verantwortlichen Personen festgelegt. Für die erste Anfrage benötigen wir keine Kundendaten.
Erkennt LUMENAVIA auch geänderte Gesetze, Gebühren oder Einreiseregeln?
Das ist als Ausbaustufe angelegt: Quellen, die Sie festlegen – Behördenseiten, Partnerinformationen, interne Vorgaben – können regelmäßig geprüft und Änderungen den betroffenen Reisen und Kalkulationen zugeordnet werden; die Aktualisierung von Unterlagen und Kundeninformationen wird zur Freigabe vorbereitet. Welche Quellen geprüft werden und wie aktuell sie sind, wird im Projekt vereinbart. Eine Meldung ersetzt keine fachliche Prüfung.
Übernimmt LUMENAVIA auch Buchhaltung und Steuern?
LUMENAVIA bereitet vor, Ihre Buchhaltung entscheidet. Belege werden erkannt, dem Reisetermin zugeordnet und fachlich gegen die bestätigte Leistung geprüft. Als Ausbaustufe kommen Kontierungsvorschläge – also auf welches Buchungskonto ein Beleg gehört – und die Übergabe an Ihre Buchhaltung dazu, zum Beispiel für DATEV, je nach System. Steuerliche Merkmale wie die Margenbesteuerung nach § 25 UStG werden nur mit fachlicher Prüfung berücksichtigt. LUMENAVIA ersetzt keine Steuerberatung.
Kann unser Team LUMENAVIA Fragen zu einer Reise stellen?
Ja, als Ausbaustufe mit dem Mitarbeiter-Begleiter: Fragen wie „Ist der Transfer für Familie Berger bestätigt?“ oder „Warum ist diese Rechnung noch nicht freigegeben?“ werden mit Verweis auf die Quelle beantwortet – Mail, Bestätigung, Buchung oder Rechnung. Was nicht belegt ist, wird als offen genannt, nicht geraten.
Welche Systeme können eingebunden werden?
Abhängig von vorhandenen Schnittstellen beispielsweise E-Mail, Buchungssysteme, CRM, ERP, Datenbanken, Dokumentenmanagement und Finance. Eine pauschale Anbindung an bestimmte Touristiksysteme wird nicht vorausgesetzt: Ob E-Mails, Dokumente oder Exporte ausreichen, klären wir vor einem Pilot.
Verschickt oder ändert LUMENAVIA selbstständig etwas?
Nur nach Freigabe – und nur dort, wo Sie es festlegen. Nachrichten an Partner oder Kunden und Änderungen in Ihren Systemen werden vorbereitet; ausgeführt werden sie, wenn Ihr Team freigibt und die nötige Anbindung mit Berechtigung eingerichtet ist. Sie bestimmen, welche CRM-, Buchungs- oder ERP-Daten nach welcher Freigabe aktualisiert werden dürfen. Ohne passende Anbindung bereitet LUMENAVIA die Übergabe vor und behauptet keine erfolgte Aktualisierung.
Kann das System alle Änderungen oder Fehler erkennen?
Nein. LUMENAVIA hilft, möglichen Handlungsbedarf sichtbar zu machen. Die Ergebnisse hängen von den verfügbaren Informationen und den vereinbarten Prüfungen ab. Fachliche Kontrolle, Freigabe und Verantwortung bleiben beim Reiseteam.
